把桌面一堆单据交给 AI：用 WorkBuddy 搭一条贸易单据流水线

一、先说说痛点

做纸浆贸易点价结算的，桌面迟早会堆成这样：Word 结算单、Excel 台账、PDF 仓单，文件名带着 (2)(3) 的后缀——谁都改过，但谁都不敢删。更头疼的是两件事：

1. 逾期文书要得急。合同逾期了，业务、风控、法审都在等一份《逾期事项完结的报告》，模板固定但每次都要手动填半天。
2. 接手的表不敢信。别人改过的表，公式可能早就断了，直接拿来做结算等于给自己埋雷。

我的解法是把这些固定动作交给 WorkBuddy，人只做判断。

二、总体思路：AI 粗加工 + 人精加工

信息自动化不是让 AI 替人读完所有内容，而是让 AI 负责收集、筛选、打草稿，人负责判断、注入观点、校准事实。落到单据处理上就是三步：整理 → 生成 → 核对。

三、Step 1：用一段话说清整理规则

不用写代码，把规则用自然语言讲清楚就行。我的原话大概是：

范围：Word/Excel/PDF；图片、压缩包、快捷方式、已有业务文件夹一律不动。目标结构：桌面下建「Word文档 / Excel表格 / PDF文档」三个文件夹，其下按业务关键词建子文件夹。先备份到工作区，再复制到目标，MD5 校验，移除桌面根源文件，最后出一份 HTML 报告。绝不删除任何文件。

几个让效果稳定的关键点：

• 关键词按优先级匹配，不要平铺。比如 PDF 先判「物流与仓单单证」再判「业务方案与合同文本」，否则「移仓确认函」这类关键词会同时命中两类，分错地方。
• 流程写成固定管道：备份 → 复制 → 校验 → 移除 → 报告。AI 会严格执行，漏一步它自己会发现。
• 红线写死：「绝不删除任何文件」「同名不同内容加后缀」。这两句话能救命。

四、Step 2：模板固定、公式留着

生成结算单、逾期文书时，我的要求是：不要把算好的数写死。表格里该留公式的地方留公式，我改一处，全表自动联动，我自己会核。

这一点对协作特别重要——单据经手人多，死值的表传一圈就说不清哪个数还是对的。

五、Step 3：接手的表，先核公式再用

这条是被坑出来的习惯：拿到任何别人改过的表，第一件事是让 WorkBuddy 把关键公式重算一遍，确认还算得出来，再谈使用。不要假设拿到的表就是正确的。

六、省积分的几个实战技巧

积分都是真金白银换的时间，几个习惯能省三分之一以上：

• 纯查询用 Ask 模式，不动文件就不开 Craft；
• 日常任务用轻量模型，别动辄上旗舰；
• 需求一次说清楚，每多一轮对话就多烧一轮积分；
• 固定流程固化成技能或自动化任务，一次投入长期复用，后续每次运行只花几个积分。

七、小结

贸易单据的特点是：量大、规则固定、经手人多、错不起。这恰好是 AI 最擅长的场景——规则讲一遍，它每次都按同一套来。人只需要在报告出来之后，花十分钟做那个「精加工」的判断。